Выдача работнику выписки из штатного расписания

Выписка из штатного расписания — образец и нюансы оформления – Советник Н

Выдача работнику выписки из штатного расписания

Штатным расписанием называется документ внутреннего пользования, в котором приведена информация о количестве сотрудников организации, а также прописаны их ставки и суммы заработной платы.

Составляется оно ежегодно и утверждается официальным приказом. Выписка из штатного расписания делается в случае нецелесообразности копирования всего документа и должна точно воспроизводить соответствующую его часть.

Существуют также определенные требования к порядку ее составления.

Форма выписки из штатного расписания не регламентирована никакими актами или положениями. Так что при ее составлении необходимо руководствоваться непосредственными требованиями к составлению штатного расписания, а также общими правилами оформления выписок. Пошаговая инструкция по составлению выписки из штатного расписания выглядит так:

  • В выписке точно воспроизводятся реквизиты, обозначенные в штатном расписании, и только перед «именем» документа указывается слово «выписка».
  • Выписка непременно должна содержать на титульном листе дату составления с номером регистрации «материнского» документа, то есть штатного расписания. Номер и дата оформления самой выписки никому не интересны.
  • Подпись руководителя, который составляет штатное расписание и утверждает его, в выписке не ставится. На последней странице пишется лишь его должность, а также фамилия и инициалы.
  • Выписка из штатного расписания по юридической силе равна его копии. Легитимность ей придают печать организации и отметка (подпись) о заверении должностным лицом.

Выписка из штатного расписания по юридической силе равна его копии. Легитимность ей придают печать организации и отметка (подпись) о заверении должностным лицом.

По общепринятой практике, правила составления выписки прописываются в локальных актах, а оформляется она на бланке организации. Важный момент: документ, который предназначен исключительно для внутреннего пользования, печатью не заверяется.

Бывает, что выписка занимает сразу несколько листов. В такой ситуации совершенно не обязательно заверять каждый из них. Достаточно просто сшить листы и наклеить на обороте последнего листка бумаги (пломбу) с надписью, содержащей сведения о количестве скрепленных листов.

Естественно, пломбу нужно заверить печатью и подписью руководителя.

Кому может понадобиться данный документ?

Как правило, выписку чаще всего запрашивают сами сотрудники организации. Они имеют на это право согласно ст. 62 ТК РФ. Запрос, кстати, оформляется в письменной форме. Различные проверяющие органы (МВД, ОБЭП, Роспотребнадзор) также могут запросить выписку из штатного расписания для выяснения определенных нюансов деятельности организации.

Если выписка оформляется для конкретного сотрудника, то в ней должна содержаться информация, касающаяся исключительно этого человека. Ст. 88 ТК РФ защищает персональные данные работников и не допускает их передачу третьим лицам.

В том случае, если у организации имеются филиалы, штатное расписание составляется в главном офисе, а после выписки из него распространяются по дочерним подразделениям по почте или факсу. Образец выписки из штатного расписания вы найдете здесь.

Источник:

Что такое выписка из штатного расписания и зачем она нужна

Штатное расписание (ШР) представляет собой официальный внутриорганизационный кадровый документ в единичном варианте, предназначенный для:

  • фиксации численности и структуры предприятия в виде действующих подразделений, расположенных, как правило, в иерархическом порядке;
  • количества имеющихся у работодателя должностей, которые исчисляется в штатных единицах;
  • соответствующая для каждой, отдельно занимаемой должности система оплаты труда или фиксированный оклад.

Необходимость в разработке штатного расписания для работодателя

Сумма численности должностей и общая сумма всех окладов подсчитывается на основании имеющихся штатных единиц и указанных к каждой должности заработной платы. Общая сумма закрепляется в самой нижней графе документа, именована словом «Итого».

Создание штатного расписания, выписки из него и изменение (дополнение) его структуры необходимо сопровождать соответствующим приказом.

Не смотря на то, что штатное расписание в нормативно-правовой базе имеет унифицированную форму и является удобным по своей форме организационно-распорядительным документом для качественной работы кадровика и бухгалтера по учету и выплате заработной платы, трудовым законодательством не предусмотрено обязательное наличие у работодателя данного структурированного источника информации по должностям и окладам.

На основании Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, была разработана наиболее удобная и популярная для применения кадровыми службами и бухгалтерией во многих организациях  форма заполнения штатного расписания № Т-3.

Но работодатель в праве разработать и иную, подходящую для него форму штатного расписания, так как в данном случае унифицированный шаблон носит исключительно рекомендательный характер, и разработан в качестве образца. Но его применение очень удобно в использовании, поэтому при составлении нового ШР игнорировать его не стоит.

Несмотря на диспозитивный характер закона по разработке ШР, пусть этот документ и не является обязательным, но объективная необходимость в его создании у каждого работодателя есть.

Не редко контролирующие органы перед плановой или во время внеплановой проверок запрашивают у кадрового работника или дирекции наличие штатного расписания на предприятии.

Совет:

Обратите внимание, что сведения об оплате труда, указанные в штатном расписании конкретной организации, должны совпадать и аналогично отражаться в условиях трудового договора, личной карте (Форма Т-2) и приказе о приеме на работу.

Если работник принимается на неполный рабочий день, то в приказе о приеме на работу должна быть указана штатная единица в размере 0,5 или 0,25 от должностного оклада.

Если работник числится совместителем, то необходимо производить подсчет и выплату заработной платы с учетом указанного оклада за 1 шт.ед.

, соответственно поделив его на 2 (умножить на 0,5), или на 4 (умножить на 0,25), в зависимости от условий характера работы (режима рабочего дня), прописанных в трудовом договоре.

Зачем нужна выписка из штатного расписания

При возникновении и последующем разрешении трудовых споров между работником и работодателем, госслужащие могут запросить по отдельной должности выписку из штатного расписания,если у них есть основание полагать, что выплаты заработной платы работнику осуществлялись в противоречии с должностным окладом, указанным в приказе о приеме на работу, трудовом договоре и самом штатном расписании.

Под выпиской из штатного расписания (ВШР) подразумевается часть основного документа (ШР), в котором  обязательно должна быть указана достоверная кадровая и бухгалтерская информация, не противоречащая ее первоначальному источнику.

Форма составления ВШР идентична действующему ШР, поэтому заполняется она в том же порядке, или же по аналогии действующего штатного расписания. Часто при составлении бланка ВШР для удобства применяют унифицированную форму Т-3.

Здесь вы можете скачать и ознакомиться с бланком формы Т-3  и Т-2.

Правила и порядок составления выписки

Выписка по основным правилам грамотного введения кадрового делопроизводства, должна включать в себя такие необходимые сведения, как:

  1. Регистрационный номер (закрепляется он обычно в регистрационном журнале введения приказов, или на специально разработанном регистрационном документе предприятия) действующего (единственного) штатного расписания, имеющего юридическую силу и даты его составления. В шапке документа необходимо указывать, что он является выпиской из ШР, а не основным источником бухгалтерской и кадровой информации по сотрудникам.
    Если раннее структура штатного расписания менялась, то советуем в дате выписки обязательно указывать дату последнего изменения ШР, на основании последнего приказа «О внесении изменений в ШР».
  2. Информация по конкретной(ых) запрашиваемой (ых) должности (ей), включающая в себя так же структуру (подразделение), должность, количество штатных единиц, сумму должностного оклада и подсчет общего итога в числовом виде (можно дополнительно использовать и текстовую пропись для обозначения общей суммы окладов и штатных единиц).
  3. Подтверждение достоверности ответственным должностным лицом информации, указанной в выписке за идентичность составления данного документа на основании действующего ШР (внизу основного текста необходимо указывать должность исполнителя, Ф.И.О., его подпись и печать организации). Если ВШР необходима для внутреннего пользования, то в печати или штампе необходимость пропадает.

Ответственным лицом за составление выписки штатного расписания является как правило сотрудник, в чьи обязанности на основании приказа или должностной инструкции входят хранение конфиденциальных данных сотрудников предприятия и непосредственная работа с кадровыми документами.

В крупных организациях и госструктурах таким лицом, как правило, является работник кадровой службы. В более мелких организациях на роль кадровика или выполнения кадровых обязанностей чаще всего назначается секретарь, бухгалтер или же сам директор фирмы.

Пример заполнения шапки ВШР:

Выписка из штатного расписания  ООО «СтройДом», ШР № 1-ОК от 12.01.2015 года,  согласовано и закреплено подписью генерального директора Ивановым И.И.

Сама по себе выписка идентична с юридической точки зрения копии основного документа, и может быть выдана заинтересованной стороне трудовых или гражданских правоотношений, по его письменному запросу в виде служебной записки, предварительно одобренной и завизированной руководителем.

Чаще всего, за получением ВШР могут обратиться:

  1. Работник для решения трудовых споров или по иным причинам, в соответствии с требованиями статьи 62 ТК РФ. Такой вид выписки включает в себя информацию исключительно по занимаемой должности конкретного работника, и не в коем случае не должна включать другие кадровые и бухгалтерские сведения, не относящиеся к данному работнику. Такое правило соблюдается в соответствии со статьей 88 ТК РФ, но основании которой данные сведения относятся к персональным данным, а работодатель является ответственным лицом за неразглашение личной информации сотрудников.
  2. Контролирующие (правоохранительные) органы. Как правило, к ним чаще всего относят Федеральную службу государственной Статистики, Федеральную налоговую службу, Инспекцию по охране труда, Пенсионный фонд, органы прокуратуры, суды и другие государственные и муниципальные структуры, которые в соответствии с действующим законодательством имеют право делать письменные запросы подобного характера.
  3. Специальные аккредитованные организации, с которыми крупные производственные, строительные и промышленные предприятия заключают гражданско-правовой договор по оказанию услуг в виде специальной оценки условий труда. Такие компании уполномочены давать итоговое заключение, поэтому для грамотного выполнения своих обязанностей, им запросто могут понадобиться сведения по должностным окладам работников.

В любом случае, ВШР представляет собой часть официального документа организации (действующего ШР), который носит исключительно конфиденциальный характер, хранение его должно соблюдаться по правилам действующего федерального закона «О персональных данных» и заполняется только на основании имеющегося (измененного или обновленного) штатного расписания.

Нормативная база РФ не ограничивает право работодателя в выдачи документа в виде ВШР при условии, если сие деяние не повлечет за собой правонарушение в виде незаконного разглашения личных данных работника.

ВШР также не может выдаваться запрашиваемому лицу в том случае, если на предприятии отсутствует его первоначальный источник, так как он по своему юридическому значению аналогичен заверенной копией основного документа.

Предлагаем вам посмотреть резюмирующее видео о том, как составить выписку из штатного расписания.

Источник:

Выписка из штатного расписания — скачать образец

Обобщенная информация, которая включает в себя все сведения о профессиональной структуре определенного предприятия, а также все данные о перемещении сотрудников и размере их заработной платы называется штатным расписанием. В связи с этим выписка из такого документа является востребованной не только у работников конкретной компании, но и у контролирующих органов.

Источник: https://sovetniknn.ru/obraztsy/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya-obrazets-i-nyuansy-oformleniya.html

Образец из выписки штатного расписания – Как сделать выписку из штатного расписания

Выдача работнику выписки из штатного расписания

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде.

В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация.

Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк выписки из штатного расписания .docСкачать образец выписки из штатного расписания .doc

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е.

регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования).

Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким.

Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом.

Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков.

Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Образец выписки из штатного расписания

Источник: https://dgs35.ru/obrazec/obrazec-iz-vypiski-shtatnogo-raspisaniya-kak-sdelat-vypisku-iz-shtatnogo-raspisaniya.html

Может ли работник затребовать копии следующих документов: правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, штатного расписания, а также табели учета рабочего времени по отделу. Должен ли работодатель их предоставить? | Сайт прокуратуры Ульяновской области

Выдача работнику выписки из штатного расписания
Ответ: 

Работнику должны быть предоставлены выписки из табеля учета рабочего времени и штатного расписания, а также копии правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договор на следующем основании:

Часть первая ст. 62 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

В данной норме приводится примерный перечень таких документов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое. Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание и табели учета рабочего времени в этом перечне не указаны, однако перечень является открытым: “…и другое”.

При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, суды обращают внимание на следующие обстоятельства:

перечень документов, связанных с работой, которые обязан выдать работодатель работнику по письменному заявлению, не ограничен;

требуемые документы связаны с работой данного работника у указанного работодателя;

такие документы имеются у работодателя и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику.

Согласно части первой ст. 40 ТК РФ коллективный договор представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации (или у индивидуального предпринимателя) между работниками и работодателем в лице их представителей.

Правила внутреннего трудового распорядка организации являются локальным нормативным актом работодателя, который регламентирует в соответствии с трудовым законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Правила могут являться приложением к коллективному договору (часть вторая ст. 190 ТК РФ). Согласно части третьей ст. 68 ТК РФ при приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить работника с правилами. Работодатель также обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Таким образом, коллективный договор и правила внутреннего трудового распорядка являются документами, непосредственно связанными с работой, для каждого работника, и работодатель обязан предоставить копии данных документов по письменному заявлению работника.

Работодатель ведет учет времени (ст. 91 ТК РФ), фактически отработанного каждым работником, используя при этом унифицированную форму первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда N Т-12 “Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда” (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 N 1; далее – Постановление N 1).

Табель применяется для учета времени, фактически отработанного или неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Таким образом, табель учета рабочего времени связан с работой и работодателю следует выдать его копию работнику.

Вместе с тем необходимо учитывать, что в табеле отражена информация, касающаяся не одного, но всех работников этого же структурного подразделения.

Сведения, содержащиеся в табеле и касающиеся других работников, являются персональными данными этих работников (часть первая ст. 85 ТК РФ), и они могут передаваться другой стороне только с их согласия. К тому же, по смыслу ст.

62 ТК РФ работник имеет право требовать предоставления ему копий документов, которые касаются его самого.

Поэтому работодатель в данном случае должен изготовить выписку из табеля, в которой будут содержаться только сведения, относящиеся к данному работнику.

Из содержания статей 15, 57 ТК РФ следует, что в тех случаях, когда по условиям договора трудовая функция работника заключается в выполнении им работы по определенной должности, соответствующая должность должна быть включена в штатное расписание работодателя. Унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена Постановлением N 1.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладов по каждой штатной единице.

Несмотря на то, что сведения в штатном расписании не персонифицированы (указаны не в отношении конкретных работников, а в отношении конкретных должностей/штатных единиц), они, тем не менее, касаются всех работников работодателя. В связи с этим работодатель может ограничиться предоставлением работнику выписки из штатного расписания.

11.04.2014

Источник: http://ulproc.ru/node/26346

Образец выписки из штатного расписания в 2019 году – заполнение, скачать бесплатно в excel, что такое и как она выглядит, без окладов

Выдача работнику выписки из штатного расписания

Наличие штатного расписания на предприятии – условие не обязательное. Однако большинство фирм практикуют его ведение. Рассмотрим порядок предоставления и образец выписки из штатного расписания в 2019 году.

Что это такое и как она выглядит

Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.

Штатное расписание содержит в себе данные обо всех сотрудниках данной фирмы, сведения о занимаемых должностях, структурных подразделениях, тарифной сетке и окладах работников. Подобная информация относится к сфере коммерческой тайны, поэтому получить к ней доступ может ограниченный круг лиц.

Правила составления штатного расписания регулируются Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года. Согласно нему для его ведения предполагается использовать унифицированную форму Т-3.

Но это не является обязательным условием. Работодатели имеют право несколько адаптировать эту форму к тем условиям, в котором работает данная структура.

Если лицо, которое имеет на это право, запрашивает выписку, то ему обязаны ее предоставить. Она может быть составлена на отдельном листе в простой форме.

Однако на крупных предприятиях практикуется наличие специальных бланков для таких документов, в которые просто вносятся все необходимые сведения. Но их наличие не обязательно.

Чаще всего выписка – это один заполненный лист. Но если объем представляемой информации на нем не умещается, то выписка может быть сделана на нескольких листах, которые составитель должен скрепить между собой, прошив нитью (скреплять такой документ степлером  запрещено).

Затем на нить должен быть приклеен проштампованный небольшой листок бумаги с указанием количества листов в предоставляемом документе, датой выдачи и подписью руководящего работника. Плюс на нем необходимо проставить надпись «копия верна».

После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

Скачать бесплатно бланк в excel можно по ссылке.

Для чего нужна

Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:

  • в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
  • в ПФР при оформлении пенсии;
  • в ФСС для расчета пособий;
  • при вступлении в саморегулируемую организацию;
  • для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
  • в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
  • в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.

Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.

Чтобы сведения всегда соответствовали истине, их необходимо периодически обновлять, т.к. происходят изменения в штате сотрудников, в размере заработной платы и т.д.

Кто делает

Непосредственно составлением документа должен заниматься отдел кадров (если он есть в наличии на предприятии). Это может быть и начальник отдел, и рядовой сотрудник.

В ряде организаций практикуется, что выписку составляет секретарь или за ней следует обращаться в юридический отдел (или к отдельному штатному юристу). Такие правила индивидуальны для каждой рабочей структуры.

Как сделать и ее образец заполнения

Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:

  1. В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
  2. Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
  3. Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.

Без окладов

Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.

Подтверждающая наличие сотрудников

Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.

Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.

Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:

  • название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
  • занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
  • общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
  • размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.

Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:

Чем отличается от копии

Главное отличие копии от выписки очень просто. Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца. Выписка же содержит в себе лишь какую-то часть первоначального текста.

Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).

В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.

Нужно ли писать заявление

Писать или не писать заявление на предоставление выписки – это внутреннее дело каждой отдельной организации, которое зависит от собственного распорядка. Этот вопрос никак на законодательном уровне не регулируется.

Если все же работодатель требует от сотрудника составления заявления, то он обязан рассмотреть его в течение трех рабочих дней с момента получения. Указывать ли в заявлении с какой целью требуется выписка?

Иногда работодатели требуют обозначить, в какую структуру данный документ будет предоставляться. Это незаконно. Каждый работник обладает правом на получение любых сведений, которые касаются лично его самого. Т.е. выписку обязаны предоставить при любых обстоятельствах.

Срок действия

Если говорить о сроках, пока выписка считается действительной, то, обычно, они ограничиваются 1 годом (т.е. это время пока штатное расписание считается действительным).

Но правила предусматривают возможность их уменьшить. В таком случае ограничительный срок должен быть указан в самом документе.

Заверение

Чтобы выписка считалась действительной, ее должно заверить несколько человек. В первую очередь это – руководящие лица. На ней должна быть подпись директора предприятия (или ИО за его отсутствием).

Также следует завизировать документ руководителю того структурного подразделения, в котором трудится получатель, а еще это следует сделать начальнику отдела кадров. Плюс на документе должен расписаться и сам работник, для которого он составляется.

Начиная с 2016 года ставить печать на подобного рода документах не обязательно. Это касается и юридических лиц, а также ИП. Однако ряд организаций проставляет штемпель согласно внутренним правилам работы с бумагами. Законом это не возбраняется.

Сотрудники отдела кадров обязаны периодически отслеживать  все правовые нюансы, связанные с ведением документооборота и предоставлением необходимых документов различным лицам.

Это касается и выдачи выписки из штатного расписания. Делать это необходимо, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда предоставляемая выписка будет признана не имеющей законной силы.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-vypiski-iz-shtatnogo-raspisanija/

Выдача работнику выписки из штатного расписания

Выдача работнику выписки из штатного расписания

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Выдача работнику выписки из штатного расписания». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Штатное расписание организации являет собой схематическое изображение данных структуры кадров, в том числе сведения о появлении, смене названия или сокращении должностей, о размерах окладов и надбавок, количестве ставок на предприятии.

Исключение составляют случаи, когда сведения запрашивают правоохранительные и иные государственные структуры.

В таком случае информация о штатном расписании будет предоставлена в полном объеме на основании соответствующего запроса службы.

Рассматриваемая справка заверяется руководителем или уполномоченным лицом подписью, расшифровкой, печатью. Если документ содержит несколько страниц, то их необходимо сшить, пронумеровать.

N — Штат в количестве _____ единиц ——————————————————————————————— ¦ Структурное ¦Должность ¦Коли- ¦Тарифная¦ Надбавки, руб.

¦Всего в ¦Приме- ¦ ¦подразделение ¦(специаль- ¦чест- ¦ ставка +——————————+ месяц, ¦чание ¦ +—————+ность, ¦во ¦(оклад) ¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ ¦ ¦наиме- ¦ код ¦профессия), ¦штат- ¦ и пр., ¦ ¦ ¦ ¦((гр. 5 +¦ ¦ ¦нование ¦ ¦разряд, ¦ных ¦ руб. ¦ ¦ ¦ ¦гр.

6 + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦класс, ¦единиц¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 7 + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(категория) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 8) x ¦ ¦ ¦ ¦ ¦квалификации¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр.

Центр решения трудовых вопросов

Одним из обязательных для составления документов является штатное расписание. В некоторых случаях допускается составление специальной выписки из него. Формат её в каждом случае индивидуален.

Штатное расписание считается одним из наиболее важных документов на предприятии, поскольку в нем содержатся детальные данные о кадрах.
Как правило, делается по запросу.

Ее оформляют, когда вся информация из основного документа не нужна и будет только мешать восприятию данных.

В случае если общая информация является коммерческой тайной или содержит информацию о третьих лицах, которая не касается запрашиваемого лица.

В этом материале рассмотрим, как сделать выписку из штатного расписания в 2017 году, которая может понадобиться и работнику, и контролирующему органу по ряду причин.
Законодательством не установлены какие-то особые или специальные требования к оформлению информации из документов, в том числе и к выписке из штатного расписания.

Выписка из штатного расписания является отдельным документом, который предоставляет часть информации по основному нормативу. Если такой образец нужен сотруднику, то работодатель оформляет его по текущему документу.

При этом данные предоставляются только касательно самого заявителя.

В этом материале рассмотрим, как сделать выписку из штатного расписания в 2019 году, которая может понадобиться и работнику, и контролирующему органу по ряду причин.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Внимательное заполнение пунктов пользователем в простейшем редакторе позволит сформировать нужный документ, не прибегая к услугам дорогостоящих специалистов.
Часто бумага требуется при проведении разного рода проверок деятельности компании. Сотрудник имеет право получить выписку из расписания, однако только с его данными.

Единой унифицированной формы выдержки нет. Ее оформляют как копию части основного акта или набирают необходимую информацию на отдельном листе бумаги и подтверждают ее достоверность подписью и печатью.

Если в компании применяют специальные бланки, вопрос о том, как сделать выписку из штатного расписания, не возникнет. В соответствующие разделы вносят сведения по определенному сотруднику. При отсутствии стандартных формуляров и регламентов проведения документ составляют в произвольной форме, соблюдая все указанные правила.

Выписка из штатного расписания

Подробнее об использовании данных форм документов читайте в статье Н.Крупской «Почему в организации должно быть штатное расписание?» в рубрике «Полезная практика» на с. 41 журнала.

Данный документ необходимо подписать руководителю отдела кадров, либо иному специалисту, имеющему соответствующие полномочия. Выписку нужно предоставить сотруднику под роспись. В конце документ необходимо заверить главному бухгалтеру или начальнику предприятия.

Стоит ознакомиться с ним предварительно, до момента формирования. Так можно будет избежать большого количества самых разных ошибок.

В конце, указывают ФИО, составляющего документ, руководителя отдела кадров, самого сотрудника. Руководителя предприятия указывают, только если он подписывал штатный распорядок.

Акт, состоящий из нескольких листов, обязательно сшивают, листы нумеруют, на место сшива клеят квадратный листок бумаги, и пишут копия верна, указывают количество листов в подшивке.

Прежде всего, необходимо будет ознакомиться с самим понятие штатного расписания. Под ним понимается специальный нормативный документ, присутствие которого строго обязательно на предприятии.

В бухгалтерском и кадровом документообороте возникают случаи, когда необходимо предоставить информацию, которая содержится в общем документе, который включает в себя ряд других коммерческих сведений, нежелательных к разглашению или ненужных в этом деле.

Как оформить предоставление частичной информации, в какой способ и каким документом? Далее, подробнее об этом в нашей статье.
Каждый интересующийся субъект не имеет права доступа к личной рабочей документации специалиста. Выписка из штатного расписания помогает выйти из сложной ситуации, когда требуются минимальные сведения о человеке и его занятости.

Выписка из штатного расписания выполняется отдельным листом или в виде ксерокопии конкретного положения или норматива.

Выдача штатного расписания работнику

Получить выписку из штатного расписания можно на основании письменного запроса с указанием ее назначения. Базисным документом для нее является кадровое расписание.

Его предприятие может оформлять на свое усмотрение или использовать или видоизменять общепринятую форму Т-3.

Рассмотрим, что собой представляет документ, в каких ситуациях он необходим, кто ответственный за его оформление, представим образец заполнения.

На предприятии, должны быть акты локальных (к ним относят и неунифицированные документы) актов, в которых должен быть прописан порядок составления выписки.

Также законодательно установлена необходимость ведения документооборота внутри предприятия. Единый порядок не установлен, но существуют определенные правила, которые необходимо соблюдать.

Как сделать выписку из штатного расписания — образец

Такая форма не имеет многих граф, которые хотели бы видеть предприятия. Но форма Т-3 имеет всего лишь рекомендательный характер. Поэтому если надо внести изменения, вносите. К примеру, если используется «вилка» окладов, то ее можно внести, что также отображается в выписке.

Сегодня процедура составления выписок из различных документов имеет свои особенности и нюансы. Особенно когда касается дело предоставления документов в какие-либо серьезные государственные учреждения.

Выписка из штатного расписания, образец которой составлен по всем правилам, передается работнику или по месту требования, например, в ГИТ. Правила регламентируются п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016.

На копиях обязательно ставят надпись: «Копия верна», подпись лица делавшего копию, руководителя отдела кадров.

Все подписи на выдержке, должны быть с полным указанием должности и расшифровкой (указанием фамилии и инициалов).

Как оформить образец выписки из штатного расписания сотрудников

Вопрос о том, что такое выписка из штатного расписания, является актуальным не только для работодателей, но и для рядовых сотрудников. Это обусловлено тем, что данный аспект затрагивает не только отдел кадров и проверяющие органы. Подобный документ может получить любой сотрудник компании в зависимости от необходимости.

Она возникает по личным обстоятельствам, или к примеру для решения трудовых споров в судебном порядке.
Документ можно составить на фирменном бланке организации. В нем полностью или частично воспроизводят информацию из оригинала штатки. Внизу указывают реквизиты должностного лица, ответственного за выдачу справки.

Личную подпись ставить нет необходимости.

Расписание дает возможность вести не персонифицированный учет сотрудников, поскольку в нем не указаны личные данные, а лишь общая информация о числе штатных должностей и размеры их фиксированных ставок.

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Источник: http://homemebel74.ru/byudzhetnoe-pravo/13653-vydacha-rabotniku-vypiski-iz-shtatnogo-raspisaniya.html

Территория советов
Добавить комментарий