Распоряжение о сроках сдачи документов в бухгалтерию

Как составить приказ о проведении инвентаризации

Распоряжение о сроках сдачи документов в бухгалтерию

В любой организации хотя бы раз в год проводится инвентаризация материальных ценностей. Для этого необходимо назначить специальную комиссию из числа уполномоченных работников и издать приказ о проведении инвентаризации.

Порядок и график проведения инвентаризации в организации должен быть закреплен в учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008). Однако инвентаризационная комиссия создается для каждого конкретного случая.

Ее состав, полномочия, а также сроки проведения инвентаризации должны быть закреплены в отдельном внутреннем акте организации.

В бюджетных организациях посредством инвентаризации становится возможным проверить наличие и состояние имущества.

Сличить данные об имуществе со времени последней проверки с результатами на текущую дату, выявить характер и причины возможных несоответствий.

И уже на основании полученных данных оценить правильность и соответствие бухгалтерского учета, осуществляемого на предприятии. В целом причины и процедура инвентаризации в бюджетной и коммерческой организации примерно одинаковы.

Когда нужна инвентаризация

Образец приказа о проведении инвентаризации обычно требуется в некоторых случаях, перечисленных в п. 27 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, в частности:

  • перед составлением годового отчета;
  • при назначении новых материально ответственных лиц, в том числе в связи с передачей имущества третьим лицам;
  • после краж или чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера (пожары, наводнения, взрывы и т. п.).

Обычно распоряжение о начале проверки издает руководитель организации в плановом или внеплановом порядке. Ответственным за такое мероприятие обычно является главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии. Занимается подсчетом материальных ценностей специальная комиссия, члены которой должны быть ознакомлены с соответствующим локальным актом под подпись.

Бланк приказа о проведении инвентаризации

Основным документом инвентаризационного процесса является приказ. Поэтому рассмотрим его подробнее и научимся составлять этот документ правильно. Унифицированный образец приказа на инвентаризацию 2019 г.

можно найти в Постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Форма № ИНВ-22 представляет собой универсальный бланк, который могут использовать организации всех форм собственности.

Форму можно применять как при проведении плановых, так и при назначении внеплановых проверок материальных ценностей.

Бланк приказа о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22

Если по каким-либо причинам эта форма не подходит, можно разработать собственную. Главное, чтобы она была закреплена в учетной политике компании. Выглядеть произвольный образец приказа на инвентаризацию материальных ценностей 2019 может примерно так:

В любом случае в документе должны быть следующие обязательные реквизиты и сведения:

  • наименование фирмы;
  • дата составления и номер документа;
  • цель проведения проверки и то, чего она будет касаться: товары, основные средства, материальные активы, дебиторская задолженность, все имущество компании;
  • подразделения и отделы компании, в которых будет проведена проверка: склад, магазин, бухгалтерия либо вся фирма в целом;
  • период и длительность мероприятия — с какой по какую дату проходит, когда предоставить результаты проверочных действий;
  • состав комиссии и Ф.И.О. ее председателя (в комиссию, кроме работников фирмы, можно включать сторонних аудиторов);
  • данные руководителя, подписавшего документ.

После издания локальный акт необходимо зарегистрировать в специальном журнале для учета контроля исполнения таких решений.

Его рекомендуемую форму можно взять из Постановления Госкомстата № 88 (форма № ИНВ-23) или разработать самостоятельно. С приказом следует обязательно ознакомить всех перечисленных в нем работников.

Подписи об ознакомлении они могут поставить непосредственно на бланке либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Шаг 1. Указываем название документа.

Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.

Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, а также перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества можно сокращать.

Шаг 4. Указываем, какие именно материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.

Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.

Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.

Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.

Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.

Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.

Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где будет проходить проверка.

Итоги проверки ТМЦ и еще один приказ

По окончании процедуры подсчета и сопоставления результатов члены комиссии должны надлежащим образом оформить результаты проверки. Все выявленные расхождения необходимо зафиксировать в ведомости учета результатов (форма № ИНВ-26) из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.

А после обсуждения результатов и вынесения инвентаризационной комиссией вердикта, который записывается в специальном протоколе, руководитель должен издать еще один приказ, на этот раз об итогах проверочных мероприятий и результатах, которые были достигнуты.

Следует привести реакцию руководителя фирмы на предложения членов комиссии и распоряжения о необходимых действиях. Это могут быть: дополнительная проверка, санкции для виновных лиц, введение дополнительных мер безопасности.

Этим же локальным актом назначаются ответственные за его исполнение работники, которых также следует ознакомить с документом под подпись. Контроль за исполнением распоряжения обычно оставляет за собой директор фирмы.

Скачать бесплатно образец приказа по итогам инвентаризации

Скачать

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/kak-sostavit-prikaz-o-provedenii-inventarizatsii

График документооборота – инструмент эффективного взаимодействия

Распоряжение о сроках сдачи документов в бухгалтерию

В современных условиях важно, чтобы взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями организации было эффективным.

Как организовать документооборот, чтобы избежать возможных конфликтов и достичь взаимопонимания? Как упорядочить документы, чтобы повысить производительность труда? Эти вопросы часто задают сотрудники кадровых служб вне зависимости от того, относятся ли компании, в которых они работают, к крупному, среднему или малому бизнесу.

В каждой компании документация должна регламентироваться с учетом конкретных особенностей: объема, вида осуществляемой деятельности, структуры управления и т.п.

 Являясь функциональным подразделением, кадровая служба взаимодействует со всеми без исключения подразделениями организации.

О масштабах этого взаимодействия можно судить по кадровой политике, включающей в себя рекрутинг персонала, его адаптацию, обучение, мотивацию, оценку, а также полноценное ведение кадрового делопроизводства в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к. именно с их деятельностью связан основной документооборот организации.

В бухгалтерию кадровики передают сведения о принятых и уволенных работниках, копии кадровых приказов, больничные листы, отпускные записки, табели для расчета заработной платы и т.д. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между подразделениями был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами организации.

От этого зависит многое – в частности, своевременное получение работниками зарплаты и других положенных им выплат. Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:

  • в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы в кадровую службу;
  • в какой срок кадровая служба должна оформлять приказы и другую кадровую документацию;
  • в какой срок кадровая служба должна передавать в бухгалтерию документы для расчета зарплаты.

Четкое определение потоков движения кадровых документов позволит организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является график документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема взаимодействия между кадровой службой, бухгалтерией и финансовым отделом показана на рисунке.

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к. именно с их деятельностью связан основной документооборот организации

Общий порядок создания первичных документов, их хранение, а также порядок организации документооборота определяются законодательством. Так, согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ 29.07.

1998 № 34н, создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по образцам, содержащимся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. В данном графике документооборота рассмотрено движение следующих кадровых документов:

  • приказ о приеме работника(ов) (формы № Т-1, № Т-1а);
  • личная карточка (форма № Т-2);
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • приказ о перемещении работника(ов) (формы № Т-5, № Т-5а);
  • приказ об отпуске работника(ов) (формы № Т-6, № Т-6а);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ о прекращении трудового договора с работником(ами) (формы № Т-8, № Т-8а);
  • приказ о направлении в командировку (форма № Т-9);
  • приказ о поощрении работника(ов) (формы № Т-11, № Т-11а);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

Документы, утверждаемые непосредственно организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями, предъявляемыми к унифицированным формам. Лица, составившие и подписавшие эти документы, отвечают за достоверность входящих в них данных.

Общий порядок создания первичных документов, их хранение, а также порядок организации документооборота определяются законодательством

В графике документооборота необходимо перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Форма данного документа не унифицирована, пример графика документооборота кадровой службы приведен в приложении. Он представляет собой таблицу, включающую следующие подразделы:

  • порядок создания документа;
  • наименование документа;
  • количество экземпляров;
  • данные о лице, ответственном за получение, выписку и оформление;
  • данные о лице, утверждающем, визирующем и подписывающем документ;
  • срок исполнения;
  • данные о лице, направляющем документ, и место назначения;
  • дата и порядок представления;
  • данные о проверяющем лице;
  • дата и срок исполнения.

Если график документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, должностные обязанности между работниками распределяются более рационально, контроль усиливается, внешняя и внутренняя отчетность составляется своевременно.

В небольших организациях график документооборота составляет компетентный сотрудник, которого назначает руководитель организации. В данном случае это может быть работник кадровой службы. Если вам поручили составить регламент взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями, прежде всего внимательно ознакомьтесь с работой каждого из них.

Важно также понять, что хотят получить работники от кадровой службы. Что касается документооборота, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его связующая роль. В процессе работы можно использовать должностную инструкцию или положение о подразделениях.

Чем подробнее описан процесс взаимодействия, тем выше его эффективность.

Перед подписанием графика документооборота необходимо согласовать его со всеми заинтересованными лицами, утвердить его у руководителя организации и ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись.

Также целесообразно вручить каждому исполнителю выписку из графика, в котором перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.

Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления всей организацией и кадровой службой в частности, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений.

Рисунок – Упрощенная схема взаимодействия с кадровой службой

Приложение – Пример оформления графика документооборота

Источник: https://www.ippnou.ru/print/009633/

Все первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Распоряжение о сроках сдачи документов в бухгалтерию

Первичный документ бухгалтерского учета — это документы, которые оформляются для любой хозяйственной операции. Они служат основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Посмотрим, какие реквизиты обязательно должны содержать первичные документы бухгалтерского учета.

Активировать пробный доступ к журналу “РНК” или подписаться со скидкой

Первичка является свидетельством совершения хозопераций компании. Первичные документы бухгалтерского учета, которые применяются при той или иной сделке, различаются в зависимости от особенностей каждой. Как правило, набор документов, сопровождающих сделку, готовит продавец.

В этой статье Вы найдете:

  • первичные документы бухгалтерского учета перечень
  • какие применяются первичные документы бухгалтерского учета
  • как оформить первичные бухгалтерские документы

Какими первичными документами оформить сделку

Первичные документы бухгалтерского учета готовятся для каждой сделки, в том числе, чтобы подтвердить ее реальность. Сначала необходимо заключить договор с покупателем.

Компания вправе составить один договор на несколько сделок, обговорив детали дальнейшего сотрудничества (порядок расчетов, отпуска товаров, выполнения работ и условия оказания услуг).

Затем продавец выставляет покупателю счёт на оплату. Покупатель должен этот счет оплатить.

Перед тем, как заключать сделку, обязательно проверьте компанию на налоговые риски. Иначе налоговики могут признать сделку нереально и доначислить налоги. Быстро сформировать все отчеты по контрагентам для инспекторов можно в сервисе “РНК: Проверка контрагентов”.

Если покупатель оплачивает счет наличными, то продавец обязан ему выдать кассовый, товарный чек или бланк строгой отчетности. При оплате товара за безналичный расчет у покупателя остается платежный документ, который заверен банком и подтверждает оплату.

Если товар отгружается, то продавец выставляет клиенту товарную накладную, счет-фактуру. Если продавец оказывает услугу, то по ее завершении он выдает покупателю акт оказания услуг / выполненных работ и счет-фактуру (при наличии).

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Перечень первичных документов бухгалтеркого учета не ограничен. Компания может самостоятельно разработать те формы первичных документов, которые она собирается применять. Единственный момент, их нужно закрепить в учетной политике. Ниже мы привели стандартный перечень первичные документы бухгалтерского учета, которые применяют компании на практике.

1.Договор.

Он регламентирует права и обязанности субъектов сделки. Нужно стараться делать так, чтобы каждая сделка сопровождалась письменным договором на поставку товара/подряда/займа/возмездного оказания услуг и т д.

 Гражданским Кодексом разрешается заключение договора в устной форме. Однако заключение письменного договора надежно защитит как продавца, так и покупателя, в случае нарушений или взаимных претензий и т.д.

Кроме того на основании письменного договора намного проще доказать свою правоту, в том числе, в суде.Но для некоторых видов сделок письменная форма договора вообще не нужна.

Например, договор купли-продажи считается заключенным в надлежащем порядке уже с момента выдачи покупателю или заказчику кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты товара/услуги.  

Обратите внимание, что если Вы хотите обговорить какие-либо особенности продажи товаров или дополнительные условия, то вы вправе прописать их в письменной форме договора. 

Образец договора подряда

Подробный образец можно скачать здесь>>>

2.Счет.

Покупатель, который оплачивает указанную сумму в счете, принимает условия договора. Унифицированной формы данного документа нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму счета на оплату.Кроме того, счет может содержать дополнительную информацию об условиях сделки.

Например, сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате и т д. Статья 9 Федерального Закона от 06.12.11 № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит о том, что подпись главного бухгалтера, руководителя компании или уполномоченного лица не являются обязательным реквизитом для данного документа. Кроме того, печать также не требуется.

Образец счета на оплату

Подробный образец можно скачать здесь>>>

3.Платежные документы.

Они подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, БСО (бланк строгой отчетности).

Платежное поручение покупатель получает в банке, производя оплату по безналу. Кассовый, товарный чек или БСО покупатель получает от продавца в момент оплаты наличными.

Обратите внимание, что бланки строгой отчетности можно применять не во всех случаях.

Источник: https://www.rnk.ru/article/209267-pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta

Первичные документы для бухгалтерии: как собрать вовремя

Распоряжение о сроках сдачи документов в бухгалтерию

Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник Российской Федерации 2 класса.

Первичные документы для бухгалтерии можно собрать с ответственных работников вовремя путем составления локального нормативного акта, а также условиями трудового договора, должностными инструкциями и элементами премирования.

В силу специфики работы бухгалтер постоянно готовит и сдает в установленные законодательством сроки отчеты о деятельности своей организации в вышестоящие инстанции и контролирующие ведомства (налоговая инспекция, органы статистики, социального страхования и другие).

Большинство отчетов формируется на основании первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от соответствующих структурных подразделений, отдельных работников, а также смежных предприятий и организаций. Главную роль в данном случае играет своевременность поступления документов.

В статье мы рассмотрим, как ее добиться от персонала организации.

Меры обеспечения своевременности поступления первичных документов

Чтобы обеспечить поступление первичных документов в строго установленные сроки, необходимо выполнить ряд простых действий.

Во-первых, следует закрепить порядок передачи документации в бухгалтерию в соответствующем локальном нормативном акте организации.

Такой акт должен строго регламентировать весь документооборот в организации. Нужно прописать механизм внутреннего перемещения первичных документов, сроки их доставки, а также Ф.И.О. и должности работников, ответственных за их сдачу и контролирующих данный процесс.

Локальный нормативный акт должен быть достаточно подробным и доступным для понимания каждым работником.

Следует четко прописать не только порядок и правила сдачи документов, но и те последствия, которые могут ожидать как самого работника, нарушившего установленный порядок, так и организацию в целом (в виде штрафных санкций, пеней, дополнительных проверок со стороны надзорно-контрольных органов).

Во-вторых, в трудовых договорах с работниками, которые по роду своей деятельности обязаны сдавать первичные документы в бухгалтерию, следует зафиксировать необходимость оформления и сдачи последних. При этом конкретный порядок работы с документацией нужно указать в должностной инструкции работника.

В-третьих, для исключения случаев “потерь” документов (работник настаивает на том, что документы сдал, а бухгалтер их не видел) их передачу из подразделения в подразделение, от работника к работнику и в бухгалтерию нужно контролировать путем записей в соответствующем журнале сдачи и получения документов под подпись с указанием даты. Кроме того, можно снимать копии с документов, на которых получатель делает отметку о времени получения оригинала, а также ставит свои Ф.И.О. и должность. 

Санкции за несвоевременную сдачу первичных документов

Если порядок и правила работы с первичной документацией прописаны в локальном нормативном акте организации, трудовом договоре с работником и в его должностной инструкции, то несоблюдение установленного порядка и сроков сдачи документов может расцениваться как дисциплинарный проступок. А за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ):

– замечание;

– выговор;

– увольнение по соответствующим основаниям.

При этом не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. Также должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Следует отметить, что применять к работнику какие-либо штрафные санкции (наказывая его рублем) недопустимо. Система штрафования в виде вычетов из заработной платы работников является нарушением трудового законодательства и строго карается инспекцией труда.

Однако если в организации существует система премирования за определенные результаты работы, то с ее помощью можно приучить нерадивых работников своевременно сдавать в бухгалтерию первичные документы.

Возможность премирования персонала предусмотрена Трудовым кодексом.

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).

Принимаемая в организации премиальная система может предполагать выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий. Круг лиц, подлежащий поощрению, показатели, условия, размеры и сроки премирования могут быть установлены в коллективном договоре составной частью положения о премировании. Последнее, как правило, содержит:

– общие положения, в которых определяется круг премируемых за основные результаты хозяйственной деятельности по различным группам персонала (рабочие, конструкторы, технологи, руководители, специалисты, служащие и т.д.) с указанием конкретных задач, на которые нацелено премирование;

– источники, показатели, условия, размеры, периоды и сроки премирования для отдельных групп персонала или категорий работающих; порядок начисления, утверждения и выплаты премии и другие показатели.

В принятом положении о премировании и должны содержаться условия премирования работников и подразделений, связанных с предоставлением первичной документации в бухгалтерию.

Помните, что трудовое законодательство не предусматривает терминов “лишение премии” и “депремирование” по тем или иным показателям работы.

Поэтому наличие на предприятии четких показателей и условий премирования дает возможность заслуженно премировать работников.

При их невыполнении у работника просто не наступает право на получение премии, и он коллективом подразделения к премированию не представляется или, в зависимости от выполнения других показателей, представляется к премированию в меньших размерах.

Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости, государственный советник Российской Федерации 2 класса

Источник: http://www.hrmaximum.ru/articles/accounts_department/1135/

Приказ о графике документооборота – Энциклопедия по экономике

Распоряжение о сроках сдачи документов в бухгалтерию
Наличие графика документооборота, утвержденного приказом руководителя организации.
 [c.239]
Утверждено приказом № от 05.02 200 г. График документооборота в организации
 [c.129]

График документооборота предприятия утвержден приказом директора.
 [c.56]

График документооборота объявляется приказом руководителя строительной организации и обязателен к исполнению для всех работников, связанных с учетом. Наблюдение за выполнением графика возлагается на главного (старшего) бухгалтера строительной организации.
 [c.20]

Взаимоотношения централизованной бухгалтерии с обслуживающими предприятиями и организациями регулируются руководством организации, при которой создана централизованная бухгалтерия.

Предприятия обеспечивают правильное и своевременное оформление первичной документации, отражающей хозяйственные операции, доставляют ее в централизованную бухгалтерию в соответствии с графиком документооборота, проводят совместно с учетно-контрольными группами и другими работниками централизованной бухгалтерии инвентаризации и внутрихозяйственный контроль.

Кроме того, предприятия представляют централизованной бухгалтерии необходимые для учета и контроля приказы, договоры, сметы, копии планов, нормативы и другие документы.
 [c.360]

Главный бухгалтер имеет право утверждать графики документооборота для всех подразделений предприятия, организации, а также устанавливать сроки сдачи документов в бухгалтерию предприятия и на вычислительную установку.

Назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц производятся по согласованию с главным бухгалтером.

Договоры и соглашения, заключаемые с поставщиками товарно-материальных ценностей, подрядчиками на выполнение работ, а также приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате, премированию работников должны визироваться главным бухгалтером.
 [c.366]

Порядок организации документооборота. Движение первичных документов в бухгалтерском учете от их создания или получения от других организаций, принятия их к учету, обработки и до передачи в архив называется документооборотом.

Документооборот регламентируется графиком, который должен быть утвержден в организации. Работу по его составлению организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
 [c.

92]

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
 [c.22]

Дана бухгалтерская, экономическая и юридическая документация фирмы-клиента (например, годовой баланс, отчет о прибылях и убытках, пояснения к ним отчет о движении капитала, отчет о движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу, пояснительная записка, конъюнктурный обзор, производственная программа, приказы, хозяйственные договоры, штатное расписание, график документооборота, аудиторское заключение за предыдущий год и др.).
 [c.109]

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя.
 [c.55]

Пример приказа и графика документооборота в виде перечня работ приведен в Приложении 4 (стр. 265).
 [c.55]

Приказом утверждается график документооборота (Приложение 4 на стр. 265). Этот приказ мы уже обсуждали на стр. 55, так что будем надеяться, что он Вами уже подписан.
 [c.86]

Утвердить график документооборота согласно приложению к настоящему приказу.
 [c.265]

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой предприятием учетной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота, Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.
 [c.47]

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса.

Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров и др.

), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности.

График утверждается и вводится в действие приказом руководителя с тем, чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и связанных с учетом других работников. Обратим внимание на то, что график документооборота и приказ об утверждении графика документооборота — это два различных документа.
 [c.27]

Учетная политика предприятия подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказом, распоряжением, внутренними правилами, инструкциями, положениями, решениями собрания акционеров и т. п.).

Отдельные вопросы организации бухгалтерского учета отражаются в графике документооборота, должностных инструкциях, проектах автоматизированного ведения учета и др. В приказе по учетной политике должно быть отражено все, что, по мнению руководства, требует регламентации или однозначности.

Приказ представляет собой Стандарт предприятия (нормативный документ) по бухгалтерскому учету, регламентирующий методологию и организацию не только бухгалтерского учета, но и связан-
 [c.33]

Следует отметить, что во многих организациях ограничиваются разработкой приказа по учетной политике.

Остальные рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, План счетов).

Подобные организации грубо нарушают порядок ведения бухгалтерского учета, установленный Законом О бухгалтерском учете и другими нормативными документами.
 [c.37]

Определить график документооборота первичных учетных документов согласно приложению к настоящему приказу.
 [c.45]

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.
 [c.44]

Документооборот регламентируется графиком. График документооборота представляет собой схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов.

В графике документооборота определяются подразделения организации и круг лиц, ответственные за оформление документов, указывается взаимосвязь всех работ и сроки их выполнения.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.
 [c.77]

Документооборот и его организация. Документооборот — это время движения первичных документов в бухгалтерском учете от момента их создания до сдачи в архив. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) график документооборота.

Благодаря графику документооборота оптимизируется учетная работа, усиливается контрольная функция учета. График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением предприятия, а также конкретными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Схема документооборота на предприятиях приведена на рис. 4 (с. 56).
 [c.55]

Решение оформляется в соответствии с требованиями к документообороту фирмы, в виде организационных (Устав, Положение, должностная инструкция т.п.), распорядительных (приказ, распоряжение, указание и т.п.), плановых (планы, программы, графики и т.п.) или отчетных документов.
 [c.22]

Порядок отпуска, график доставки, формы оперативных документов определяются организацией в приказе (распоряжении и т.д.) о документообороте.
 [c.224]

Проверка сохранности и использования товарно-материальных ценностей на предприятии, как правило, начинается со знакомства с работой материального отдела бухгалтерии.

Предметом внимания аудитора являются состав, подчиненность и квалификация учетных кадров перечень используемых нормативных документов наличие графика (схемы) документооборота обоснованность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета наличие схем отражения на счетах хозяйственных операций с материально-производственными запасами используемые методы внутреннего контроля (инвентаризация, документирование, нормативный учет, партионный раскрой и др.) для проверки отклонений фактического расхода материалов от норм соблюдение сроков проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и порядок оформления их результатов. Аудитору следует также убедиться в наличии оформленных договоров с материально ответственными лицами, журналов регистрации приходно-расходных документов, приказов об утверждении состава инвентаризационных комиссий и порядке проведения инвентаризаций.
 [c.114]

Для конкретной организации график документооборота утверждается приказом руководителя организации как лемент учетной политики. Можно составлять график на сновании Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (см. табл. на стр. 1941).
 [c.193]

Источник: https://economy-ru.info/info/151515/

Бухгалтерия Казахстана для начинающих – Бухгалтерские документы

Распоряжение о сроках сдачи документов в бухгалтерию

Сущность, классификация и значение документов

Каждая хозяйственная операция связаная с движением средств предприятия должна быть отражена в учете, но для этого ее нужно зарегистрировать, т.е. отразить всю информацию о данной хозяйственной операции. Регистрацию хозяйственных операций осуществляют с помощью бухгалтерских документов. Только те хозяйственные операции, которые оформлены документом могут быть отражены в учете.

Бухгалтерские документы – это свидетельство о проведенной хозяйственной операции.

Внешне документ это материальный носитель на котором в определенном порядке размещены сведения о хозяйственной операции. Документов много, поэтому, для их систематизации их группируют по следующим признакам: – По назначению; – По объему информации;

– По характеру утверждения и использования.

По назначению документы бывают:

1. Распорядительные. Они дают приказ на проведение хозяйственных опреаций, но не потверждают факта проведения, поэтому они печатаются, подшиваются, регламентируются, но в бухучете не отражаются. К ним относятся:

– Приказы; – Распоряжения; – Доверенности;

– Чеки.

2. Исполнительные. Это документы потверждающие факт проведения хоз. опрации, поэтому они отражаются в бухучете:

– Накладные; – Требования; – Квитанции;

– Акты и т.д.

3. Комбинированные. Они объединяют приказ на проведение операции и потверждают факт их проведения. если они полность заполнены, то они отражаются в бухучете:

– Приходные и расходные кассовые ордера;
– Платежные поручения и требования.

4. Документы бухгалтерского оформления. Очень много документов, которые оформляются бухгалтерией и связано это с расчетными операциями:

– Расчетные ведомости; -Таблицы начисления износа;

– Справки бухгалтерии.

По объему информации документы бывают:

– Разовые;
– Накопительные.

По характеру составления и использования документы бывают:

– Исходящие; – Входящие;

– Внутреннего назначения.

По характеру утверждения документы бывают:

– Типовые;
– Корпоративные.

Форму типовых документов утверждает Министерство Финансов РК и они обязательны для всех организаций и предприятий. Эти документы указываются в стандартах бухучета.
Корпоративные документы разрабатыватся и утверждаются на предприятии. Их формы и виды указываются в учетной политике предприятия.

Документы имеют следующее значение:

1. Они регистрируют хоз. операции и дают полную информацию о них; 2. Документы это первичная стадия бухучета, поэтому насколько правильно и своевременно они составляются зависит качество всего учета; 3.

С помощью документов обеспечивается сохранность средств предприятия, т.к. движение средств невозможно без составления документов; 4. Документы имеют юридическое значение, т.к.

любой спорный вопрос может быть разрешен только с помощью документов.

Реквизиты документов и их виды

Сведения которые должен содержать документ называются его реквизитами. Реквизиты обязательны для всех документов. Они бывают основными и дополнительными.

Основные реквизиты содержатся во всех документах, это наименование предприятия, наименование документа, дата, содержание операции (наименование, единица измерения, количество, цена, сумма), подписи лиц ответственных за операцию.

Дополнительные реквизиты это подпись руководителя, главного бухгалтера и печать. Они содержатся во входящих, исходящих и денежных документах.

Требования к составлению документов

При составлении документов соблюдаются определенные требования:

1. Документы должны составляться на специальных бланках. Если их нет, то они печатаются на чистых листах бумаги, но с соблюдением всех реквизитов; 2. Документы печатаются, либо заполняются ручкой с синей пастой; 3. В документах не допускается помарок, подтираний; 4.

В документах внутреннего назначения допускаются исправления ошибок, но по установленным правилам. Во входящих, исходящих и денежных документах исправление ошибок не допускается; 5. Документы составляются своевременно, в момент проведения операции; 6. Итоговые суммы в документах повторяются прописью с большой буквы;

7.

Нумерация документов начинается с номера 1 с начала года.

Методы исправления ошибок в документе

В документах внутреннего назначения и в учетных регистрах допускается исправление ошибок следующими методами:

Корректурный метод. Неправильное записанное слово или число зачеркивается полностью одной чертой, сверху пишут правильное,  на свободных полях производят запись “Исправленному верить”, ставят дату и подпись ответственного лица. Если сверху нет возможности написать правильное, то неправильное зачеркивают 365, а на полях пишут “Правильно 356” ставят дату и подпись.

Метод красного сторно. Этот метод обычно используется в накопительных документах или учетных регистрах. Неправильно записаное число повторяют снова, но красной пастой, а затем повторяют правильное число. При подведении итогов написанное красным вычитается. Таким образом исправляется ошибка.

Метод дополнительной записи. Если операция, записана на сумму меньшую чем положено, то ее повторяют но на недостаточную сумму. Таким образом в итоги войдет полная сумма операции.
 

Организация документооборота на предприятии

Документооборот – это установленная система движения документов на предприятии.

Документооборот разрабатывается под руководством главного бухгалтера и утверждается руководителем. Здесь указывается:

– Какими документами оформляются разные виды хоз. операций; – Кто офрмляет документы и в какие сроки; – Как и когда документы сдаются в бухгалтерию;

– Как хранятся документы и где.

В течение отчетного года документы находятся в бухгалтерии и хранятся в специальных папках при учетных регистрах. По окончанию отчетного года после составления годовой отчетности документы подшиваются в книги и сдаются в архив предприятия. Сдача документов в архив оформляется комиссионо актами. В случае ликвидации предприятия документы передаются в гос. архив.

Сроки хранение бухгалтерских документов в архиве предприяти установлены законодательством Республики Казахстан.

Наименование документовСроки хранения
1Бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные запискиПостоянно
2Первичные документы и приложения к ним явившиеся основанием для бух. записей5 лет
3Лицевые счета рабочих и служащих предприятия75 лет
4Расчетные и расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов75 лет
5Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных запасов5 лет
6Гарантийные письма, книги учета хоз. операций, гл. книга, журналы, ведомости, кассовая книга5 лет
7Сведения о расходовании займов5 лет
8Документы об инвентаризации (описи, ведомости, акты, протоколы)5 лет
9Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетрудоспособности5 лет
10Справки на получение льгот по налогамНе менее 5 лет
11Документы по дебиторской задолженности о недостачах и хищениях (справки, акты и т.д.)Не менее 5 лет
12Акты, ведомости переоценки основных средств и определения их взносаПостоянно
13Паспорта зданий, сооружений, оборудования3 года после ликвидации
14Акты ревизий и документы к ним5 лет
15Договора и соглашения (хозяйственные, трудовые)3 года после истечения срока действия
16Договоры о материальной ответственности5 лет после увольнения материально-ответственного  лица

Срок хранения документации по налоговому учету в течение 5 лет установлен Кодексом Республики Казахстан “О налогах и других обязательных платежах в бюджет” с учетом изменений и дополнений. (п.2 статья 46).

Источник: http://b-uchet.kz/pages/8/

Территория советов
Добавить комментарий